Pewarta : Anis
Kota Depok – Penataan arsip di lingkungan Pemkot Depok mulai berjalan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Diskarpus Kota Depok menggelar serah terima arsip inaktif ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), sekaligus menandai arsip yang akan dimusnahkan dari 3 (tiga) Perangkat Daerah. Prosesi ditutup dengan penandatanganan berita acara.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus, Yulia Oktavia, menyebut arsip yang diproses berasal dari Badan Keuangan Daerah BKD, Kecamatan Beji, dan Dinas Kesehatan. Ketiganya sudah diidentifikasi karena jarang digunakan dan masa simpannya sesuai Jadwal Retensi Arsip JRA.
Dari BKD, dokumen Surat Pertanggungjawaban SPJ keuangan periode 1999 – 2015 masuk daftar pemusnahan. Sedangkan arsip Surat Perintah Tugas Tertentu SPTT belum bisa dimusnahkan. Hasil konsultasi dengan Arsip Nasional RI ANRI, SPTT perlu dinilai ulang karena memiliki karakter khusus.
Dari Kecamatan Beji, Akta Jual Beli AJB diserahkan ke LKD untuk disimpan jangka panjang. Sementara Dinas Kesehatan menyerahkan SPJ keuangan Unit Pelaksana Distribusi Farmasi tahun 2008 yang sesuai jadwal sudah waktunya dimusnahkan.
Menurut Yulia, penyusutan arsip membantu mengatasi keterbatasan ruang di banyak perangkat daerah. Arsip dengan JRA 10 tahun ke atas dipindah ke LKD agar nilai administrasi, hukum, dan sejarahnya tetap terjaga.
“Dengan menyusutkan arsip inaktif, OPD bisa fokus pada arsip aktif harian. Dokumen penting tetap aman di LKD, dan pencarian arsip jadi lebih cepat,” jelas Yulia.
Diskarpus juga memastikan arsip yang mengandung nilai sejarah akan ditetapkan sebagai arsip statis. Langkah ini untuk melestarikan memori dan rekam jejak pembangunan Kota Depok bagi generasi mendatang.